إدارة المخزون وأفضل أساليبها لتجار التجزئة عبر الإنترنت 

تعد إدارة المخزون أحد أهم جوانب إدارة أعمال التجارة الإلكترونية الناجحة، مع تجنب مخاطر خسارة الأموال أو الفشل في تلبية طلبات العملاء.

يمكنك القول إنّ إدارة المخزون هي واحدةٌ من المفاتيح الأساسية للحصول على تجارةٍ مربحةٍ، ونموذج عملٍ ناجحٍ بالسيطرة على عناصر سلسلة التوريد. سنعرفك من خلال هذا المقال على عناصر إدارة المخزون وأهميتها.

تعريف إدارة المخزون

ببساطة، يمكن تعريف إدارة المخزون في التجارة الإلكترونية على أنها نظام قياس الكمية، والتسعير، وجرد المنتجات المتاحة، وتحديد النقص الحاصل في الواردات والصادرات من وإلى المخزن.

تساعد عملية إدارة المخزون في التنسيق وتحقيق التوازن بين العرض والطلب، والتواصل مع الموردين والمستخدمين النهائيين، بالإضافة إلى إلقاء الضوء على المنتجات التي تُخَزن بشكلٍ زائدٍ والنقص الحاصل في المخزون. 

وتعتبر إدارة المخزون مسؤولةً عن تحليل وتصور اتجاهات الشراء، وطلبات العملاء، والمتغيرات الموسمية.

أهمية إدارة المخزون في التجارة الإلكترونية

بالإضافة إلى أنّ القيام بإدارةٍ جيدةٍ للمخزون يؤدي إلى المزيد من النجاح في نهاية المطاف، يمكن أيضًا وضع العوامل التالية في عين الاعتبار إشارةً لأهمية الإدارة الفعالة:

• الإدارة الجيدة للمخزون تخلق علاقات إيجابية مع العملاء، وبالتالي تساهم في تحسين أداء العمل بشكلٍ عام وبناء علامةٍ تجاريّةٍ موثوقةٍ.
  لكن عندما يواجه العديد من العملاء مشاكل مختلفة خلال تجربة الشراء، يكون ذلك نتيجة الإدارة السيئة للمخزون، مثل مشاهدة عنصرٍ على أنه متوفرٌ لكنه ليس كذلك بالفعل، أو حتى شحن المنتج الخطأ. 

على العكس من ذلك، تؤدي تجربة الشراء الإيجابية المرفقة بجداول زمنية سريعة للشحن، وتوقعات واضحة، وشفافية في التعامل إلى إسعاد العملاء.

• تعني الإدارة الجيدة للمخزون معرفة دقيقة لمحتوياته، حيث تقع العديد من الأعمال التجارية في خطأ عدم معرفة ما يوجد لديهم في المستودعات، سواءٌ بسبب النظام غير الكفؤ أو عدم الاهتمام بالتفاصيل.
  يشكل تلقي الطلبات اليومية مشكلةً بحدّ ذاتها في حال عدم معرفة إمكانية الوفاء بالطلبات، أو محاولة العثور على المنتجات المطلوبة وسط أرفف المنتجات الفائضة وغير المنظمة.

هنا يأتي دور الإدارة الفعالة للمخزون، حيث تمنح أصحاب الأعمال معرفة واضحةً بما لديهم ضمن المستودعات بطريقةٍ منظمةٍ، وتجنبهم الوقوع بمشاكل لها أثرٌ كبيرٌ مثل عدم القدرة على الإيفاء بالطلبات.

• تزيد الإدارة الجيدة للمخزون من الإيرادات المحتملة، بالإضافة إلى سد الثغرات التي تؤدي إلى الخسارة، حيث يمكن بالاعتماد على برامج إدارة المخزون تنبؤ نمو الإيرادات بناءً على عوامل وتجارب سابقة، وبالتالي اتخاذ قرار التخزين على هذا الأساس.
  هذا يعني أيضًا تجنب نفاد المخزون وإيراداته المقيدة في المخزون الميت الذي يشغل مساحةً في المستودع ولا يأتيه طلبات شراء.

عمليات إدارة المخزون

تنطوي إدارة المخزون على العديد من العمليات والمراحل التي تلعب دورًا في إنشاء نظامٍ متناسقٍ وفعال، وتشمل ما يلي:

• تدقيق المخزون

هو إجراءٌ تحليلي يتحقق من مخزون الشركة، ويؤكد السجلات المالية والتعداد الفعلي للبضائع، ويساعد في ضمان مستويات المخزون الدقيقة وإعداد التقارير ويمنع نفاد البضائع.

يمكن إجراء تدقيق المخزون عن طريق إجراء فحصٍ فوري، على سبيل المثال: يمكن جرد المخزون المادي لمعرفة ما إذا كان يتطابق مع المقدار الذي يجب أن يكون موجودًا، أو يمكن الاستعانة بمدققٍ خارجي حتى يقوم بتنفيذ إجراء التدقيق.

• إدارة المخزون

يشير المصطلح هنا إلى عملية إدارة ومراقبة البضائع المخزنة للشركة، وتتضمن العملية كل شيء بدءًا من طلب المخزون وإعادة تخزينه، وحتى التنبؤ به.
تساعد عملية إدارة المخزون المناسبة على الاستعداد لما هو غير متوقع، مثل نفاد المنتج وسوء تقدير احتياجات التخزين، أو المساحة وتأخيرات التصنيع ومشاكل التدفق النقدي.

• مراقبة المخزون

تُعتبر عمليةً حيويةً تعمل على تحسين تخزين البضائع؛ للتأكد من أن أعمال التجارة الإلكترونية تحتوي على مستويات المخزون الصحيحة اللازمة لتنفيذ الطلبات في الوقت المحدد.
الهدف الأساسي من مراقبة المخزون هو الاحتفاظ بالعناصر الضرورية فقط دون إنفاق الكثير من المال مقدمًا، وتؤدي المراقبة الدقيقة إلى خفض التكاليف وتحسين عملية التخزين وإرضاء العملاء.

• قائمة اختيار المخزون

قائمة الانتقاء هي معلومات طلب العميل التي تُرسَل إلى المستودع، وتشير إلى العناصر التي يحتاج المنتقي استردادها من التخزين. هناك أنواعٌ مختلفةٌ من قوائم الاختيارات ولكن جميعها يجب أن تقدم ملخصًا للعناصر المطلوبة، ويجب أن تكون سهلةً وواضحةً للفهم. بمجرد إنشاء قائمة اختيار يمكن أن تبدأ عملية تنفيذ الطلب.

• تتبع المخزون

هو معرفة وحدات المنتجات، والمواقع المُخزنة فيها، والكميات المتاحة في كل موقع، يساعد إجراء تتبعٍ دقيقٍ للمخزون على طول سلسلة التوريد بأكملها -بما في ذلك تتبع المخزون من المُورِّد والمرتجعات من العملاء والبضائع التالفة- على ضمان الشفافية والدقة في إدارة المخزون بشكلٍ عام.

• نظام الجرد الدوري وتجديد المخزون

 هو نظامٌ لتقييم المخزون، حيث لا يتم تحديث مخزون الشركة وتكلفة البضائع المباعة في السجلات المحاسبية بعد كل عملية بيعٍ أو شراء. بدلاً من ذلك، يأتي تحديث الحساب بعد مرور فترةٍ محاسبيةٍ معينة.

في النظام الدوري، لا تحتفظ الشركات بسجلٍ مستمر لكل عملية بيع أو شراء؛ بل تقوم بتسجيل تحديثات رصيد المخزون فقط خلال فترةٍ زمنيةٍ محددةٍ، مثل فترة معينة من كل سنة.

في نهاية الفترة المحاسبية، يتم تحديد رصيد المخزون النهائي من خلال الجرد المادي، وبالتالي تجديد المخزون بناءً على معطيات نظام الجرد.

أفضل أساليب إدارة مخزون التجارة الإلكترونية 

تُعتبر عملية إدارة المخزون معقدةً ودقيقةً للغاية، ومن الأفضل اتباع بعض الاستراتيجيات من أجل ضمان الحصول على أفضل النتائج. فيما يلي دليلٌ بأفضل أساليب إدارة المخزون في التجارة الإلكترونية:

1. إدارة المخزون في الوقت المناسب

تعتمد هذه الاستراتيجية بشكلٍ كبيرٍ على اتجاهات الشراء، حيث أن الشركات التي تستخدم هذه الفلسفة تُخزن منتجًا في كل مرة يطلبه العميل، بحيث يكون حجم المخزون مساويًا إلى حدّ ما لعدد الطلبات المعبأة، وبالتالي يكون هناك مخزونٌ أقل للإدارة بالإضافة إلى استخدام مساحةٍ أقل لتخزين المنتج. 

2. الوارد أولاً يُصدر أولًا

يُشار إلى هذه الاستراتيجية بمصطلح (FIFO) اختصارًا لـ (First In,First Out) ويعني المصطلح أنّ المنتجات الأولى التي يتلقاها المستودع هي المنتجات الأولى التي يتم شحنها إلى المستخدمين النهائيين. تُعتمَد هذه الاستراتيجية في الغالب في صناعات الخدمات الغذائية أو الإمدادات الغذائية، حيث تتعامل الشركات مع المواد القابلة للتلف.

3. الإيفاء عبر 3PL

يمكن توكيل مزود الخدمات اللوجستية للطرف الثالث 3PL؛ للتعامل مع الخدمات اللوجستية الأساسية بما فيها على سبيل المثال لا الحصر، إدارة المخزون والتخزين وإيفاء الطلبات.
يوفر هذا الأسلوب الكثير من تكاليف إيجار المستودعات والموظفين ومواد الشحن، بالإضافة إلى توفير مزود الخدمة 3PL إمكانية الوصول إلى البنية التحتية للمستودعات الضخمة التي تفتح قواعد عملاء جديدة.

4.  توقع الطلب المستقبلي من خلال دراسة البيانات السابقة

بمجرد إقرار استراتيجية إدارة المخزون وتقييم الطلب الحالي على المنتجات، يمكن إجراء بعض التحليلات التنبؤية، حيث يمكن القول أن أكثر الأعمال التجارية نجاحًا هي تلك التي تتبع استراتيجية توقع الطلبات المستقبلية.
بالاعتماد على أنظمة إدارة المخزون المؤتمتة، يمكن تخزين بيانات أي موسمٍ شرائي، ومن ثمّ بناء توقعاتٍ مُستقبليّةٍ على البيانات السابقة.

5.  تطبيق برنامج إدارة المخزون

عند نمو الأعمال التجارية بشكلٍ كبيرٍ، تأتي الحاجة إلى الاعتماد على أنظمةٍ حاسوبيةٍ للقيام بعملية إدارة المخزون بشكلٍ مؤتمت بعيدًا عن العمليات اليدوية. اتباع هذا الأسلوب يسهل العمل الشاق، ويساعد في الوصول إلى أيّ بياناتٍ تتعلق بالمنتجات. 

6. تنفيذ استراتيجية انتقاء ذكية

يُعدّ الوقت واحدًا من أهم العوامل، وبالتالي لا بدّ من تنفيذ استراتيجية انتقاءٍ ذكيةٍ يمكن من خلالها انتقاء المنتجات من على الرفوف بسرعةٍ وفعاليةٍ. يمكن اتباع أسلوب تخطيط طلبات كل يوم مقدمًا وتجميعها وفقًا لمعايير معينة؛ لتحرير هذه الدُفعات في شكل “موجات” يعمل عليها جميع الموظفين في وقتٍ واحدٍ حتى يتم إنجاز المهمة.

7.  إنشاء نقطة فحص لمراقبة الجودة 

مراقبة الجودة هي نقطة تفتيش السلامة النهائية، ومن الأفضل القيام بها من أجل تجنب الأخطاء مثل اختيار المنتجات غير الصحيحة وتعبئتها وتلف العناصر، وبالتالي نيل رضا العملاء. ففي النهاية، تجارب العملاء الإيجابية هي الحكم النهائي على نجاح أو فشل المشروع التجاري.

في الختام، يرتبط كلّ جزءٍ من أجزاء سلسلة التوريد ببعضه البعض، وتلعب إدارة المخزون الجيدة دورًا فعالًا في الحصول على النتائج الإيجابية وضمان رضا العملاء ونجاح العمل التجاري بشكلٍ عام.