أنظمة إدارة الطلبات للتجارة الإلكترونية؟ كيف تعمل؟ وما هي فوائدها؟

خلال السنوات القليلة الماضية تطورت التجارة الإلكترونية بشكلٍ كبير، حيث بدأ التسويق عبر الإنترنت يتسع، مما جعل العديد من الشركات تتبنى سياساتٍ جديدةٍ تساير طفرة التجارة الإلكترونية، لتتمكن من المنافسة في هذا السوق المتسارع في النمو، لذلك بدأت بإعادة تنظيم إدارتها من خلال اتباع أنظمة إدارة الطلبات لتُلبي طلبات عملائها بكفاءةٍ عالية.

تُعرَّف إدارة الطلبات بأنها عملية استلام الطلبات من العملاء وفرزها ومعالجتها، وفحص المخزون المتوفر في المستودعات وتحديثه باستمرار، ويمكن تنفيذ هذه العملية يدويًا أو من خلال أتمتة العملية عن طريق نظام إدارة الطلبات – Order Management System OMS

ما هي أنظمة إدارة الطلبات للتجارة الإلكترونية -OMS؟     

هو برنامجٌ عبر الإنترنت يساعد في إدارة مجموعةٍ من العمليات المسؤولة عن متابعة طلبات العملاء وتنفيذها، بدءًا من تسجيل الطلب وتوجيهه وتتبعه حتى وصوله إلى وجهته المحددة، بالإضافة إلى إنشاء قوائم لطلبات الزبائن وطباعة إشعارات الشحن وجرد المخزون وتعبئته.

فوائد أنظمة إدارة طلبات التجارة الإلكترونية

هناك العديد من الأسباب التي تجعل أنظمة إدارة الطلبات ضرورية لسير التجارة بسلاسة منها:

• تنفيذ الطلب وإيصاله

إن الهدف من إنشاء أنظمة إدارة الطلبات هو إيصال أي منتجٍ إلى وجهته بكفاءةٍ عالية، وتتم عملية تنفيذ الطلبات بدءًا من تلقي الطلب من العميل حيث يدخل الطلب ضمن نظامها، ومن ثم يتلقى العميل إشعارًا من إدارة الطلبات بأنها استلمت طلبه. فيما بعد تقوم إدارة الطلبات بتوجيه الطلب إلى المستودع ليقوموا بتجهيزه، ويُطبع إشعار الشحن ليُشحن، ومن ثم يتلقى العميل إشعارًا بأن الطلب في طريقه إليه.

• تسهيل تنفيذ الطلبات 

لإدارة طلبات التجارة الإلكترونية دورٌ كبيرٌ ومهم في تسهيل عملية تنفيذ أي طلبٍ من خلال تقليل تكاليف الشحن، بالإضافة لعملية تغليف المنتج وتجهيزه وإنشاء جداول البيانات الخاصة بالطلبات، كما أنها تقوم بتنظيم مرتجعات البضائع بجداول خاصة.

• تسريع عملية التسليم

بعد تسابق شركات الشحن للتوصيل الأسرع لابد من وجود نظام إدارة الطلبات الذي يوفر اختيار المستودع أو مركز الإيفاء الأقرب للعميل؛ مما يضمن وصول طلبه بأقصى سرعةٍ ممكنة.

• تقليل هامش الخطأ

إدارة عملية الشحن عن طريق نظام إدارة الطلبات يقلل احتمال الخطأ بشكلٍ كبير مقارنةً بإدارتها من قبل الموظفين، حيث تكون أكثر عرضةً للتأخير والنسيان أو حتى التبديل وإرسالها للوجهات الخطأ، ولهذا النظام دورٌ مهمٌ في إرسال إشعارٍ بانخفاض المخزون وتوفير الاتصال السريع مع كافة المخازن عند الحاجة لمنتجٍ ما، مما يساهم بتوفير المال والوقت المهدور بسبب الأخطاء.

• تطوير وتوسيع الشركة

طالما تتبِع الشركة نظام الأتمتة فهي قادرةٌ على تركيز وقتها وأموالها في مجال تطوير العمل وزيادة نموه، حيث يسمح نظام إدارة الطلبات بتوفير الجهد المبذول في تتبع الطلبات.

• توجيه التجارة عبر عدة مواقع

لم تعد التجارة الإلكترونية متوقفةً على البيع عبر الموقع الإلكتروني الخاص بالشركة فقط، وإنما بدأت تنتشر في عدة أسواق على وسائل التواصل الاجتماعي كفيسبوك وإنستغرام ويوتيوب، لذلك مع وجود أنظمة إدارة الطلبات أصبح بالإمكان إدارة الطلبات بشكلٍ أبسط وأسرع، مما يسمح بكسب ثقة العملاء.

آلية عمل إدارة طلبات التجارة الإلكترونية

تشمل أنظمة إدارة الطلبات الإلكترونية العديد من الخطوات وهي:

• تقديم العميل لطلبٍ عبر موقع الشركة الإلكتروني.
• استلام الشركة طلب العميل الذي يُقدم الدفعة المالية الأولى، وبعدها تُقدم الشركة رابطًا للعميل لمتابعة طلبه.
• إرسال الشركة أمر المبيعات للمخزن لتجهيز البضائع المطلوبة بحسب طلب الزبون، ومن ثم  تُغلف وتُعبأ وتُشحن بواسطة طاقم عمل الشركة.
• إبلاغ العميل بتجهيز طلبه، وتقديم المعلومات المطلوبة إليه ليتمكن من تتبع شحنته، بعد ذلك تتحقق الشركة من كمية البضائع في مستودعاتها لمعرفة ما تحتاجه من مواد وسلع، ومن ثم تتصل مع مورديها لإعادة ملئ المستودع بما ينقصها من مواد.
• استلام العميل لطلبه وتسديد باقي ثمن الطلب إما عن طريق شيك أو الدفع نقدًا أو من خلال بطاقة الائتمان.
• معالجة الشركة للعديد من المشاكل كعدم مطابقة مواصفات الطلب مع ما يريده العميل، لذلك يتوجب عليها إما توفير منتجٍ بديل أو استرجاع الطلب وهي تتحمل كل التكاليف المالية لذلك.

دور أنظمة إدارة طلبات التجارة الإلكترونية في حركة التجارة

إن لعمل أنظمة إدارة الطلبات تأثيرٌ كبيرٌ ومهم على سلسلة التوريد من خلال الدراسة والتخطيط المتكامل لكلٍ من العملية التجارية وعملية الشحن، بحيث تتمكن الإدارة التي تعمل بكفاءةٍ من معرفة حركة الأسواق وعمليات العرض والطلب من خلال البيانات والتوقعات الدقيقة المبنية على مراقبة تلك الأسواق، وتقييم مستوى مخزون البضائع في مستودعاتها؛ مما يجعل  آلية العمل ذات كفاءةٍ عاليةٍ بكل مرحلةٍ من مراحل سلسلة التوريد.

مما سبق نجد أن نظام إدارة الطلبات أساسي ومحوري في تطور ونمو التجارة الإلكترونية من خلال العمل ضمن نظم وضوابط متطورة، ومواكبة الطفرة التقنية والتكنولوجية في العالم الافتراضي، بالإضافة لدوره في تلبية طلبات العملاء وجعل عملية التسوق لديهم ممتعة وبسيطة، كما أن له دورٌ مهم في توقع حركة الأسواق من خلال مراقبتها، ووضع البيانات المتعلقة بها، ومتابعة كمية البضائع الموجودة في المخازن، واتخاذ القرارات المناسبة لذلك.